Quante macchine servono davvero: una per reparto, o una per piano

Nessuno si siede a un tavolo per decidere quante stampanti avrà l'ufficio. Arrivano una alla volta: la multifunzione presa quando si è aperta l'amministrazione, la piccola comprata in fretta per il collega nuovo, quella del vecchio ufficio portata con il trasloco. Dopo qualche anno ce ne sono cinque o sei, di marche e modelli diversi, e nessuno sa dire quanto lavora ciascuna.

Chiedersi quante ne servono «per stare comodi» porta sempre allo stesso risultato: una in più. La domanda che porta a un numero è un'altra: quanto lavoro passa da ogni punto dell'ufficio, e quale macchina è fatta per quel lavoro.

Ogni macchina è progettata per un ritmo

Ogni stampante nasce per un certo volume di pagine al mese. Una piccola da scrivania è pensata per qualche centinaio; una multifunzione di reparto per migliaia. Dentro quel ritmo i pezzi si consumano come il costruttore ha previsto, e la macchina rende quello per cui è stata fatta.

Fuori da quel ritmo succede una di due cose:

• La piccola messa al servizio di tutti. Lavora sempre sopra il suo passo: rulli, fusore e tamburo arrivano a fine corsa molto prima, i guasti si fanno frequenti, e ogni fermo blocca un reparto intero invece di una scrivania.
• La grande messa dove passa poco. Una multifunzione da migliaia di pagine in un angolo che ne vede poche decine è un apparecchio pesante, costruito e trasportato per un lavoro che non farà mai.

In tutti e due i casi la macchina non è guasta: è nel posto sbagliato.

Il numero che nessuno guarda: due volumi sulla stessa scheda

Sulla scheda tecnica di una stampante i volumi mensili sono spesso due, e si confondono facilmente.

• Il ciclo di lavoro massimo è il numero grande: quante pagine la macchina regge in un mese di punta. È un limite di resistenza, non un ritmo da tenere.
• Il volume mensile consigliato è molto più basso, ed è quello che conta: il ritmo al quale la macchina dura quanto deve.

Chi sceglie guardando il primo numero mette una macchina piccola a fare il lavoro di una grande, convinto di avere margine. Il margine c'è, ma lo paga la macchina: arriva alla fine dei suoi pezzi molto prima del previsto, e ogni pezzo consumato prima del tempo è rifiuto in più.

Una per reparto o una per piano: cosa cambia davvero

Non c'è una risposta giusta per tutti. Dipende da come si muove la carta:

• Una per reparto ha senso quando il reparto stampa tanto e documenti suoi: un'amministrazione che produce fatture e bolle tutto il giorno, un ufficio tecnico con disegni e capitolati. La macchina vicina fa risparmiare tempo vero, e lavora dentro il suo ritmo.
• Una per piano ha senso quando la stampa è sparsa e occasionale. Una sola multifunzione ben dimensionata lavora al passo giusto, al posto di quattro piccole che restano quasi sempre ferme.
• La via di mezzo è la più comune: una macchina centrale per il volume, e una piccola solo dove serve davvero, alla reception o per chi stampa documenti riservati.

Accorpare ha anche un rovescio, e va detto. Con una macchina sola, se si ferma lei si ferma il piano: per questo la macchina centrale va scelta col margine giusto e seguita da vicino, non è «quella che c'era». E più persone ci passano davanti, più conta dove sta: in un punto ventilato e lontano dalle scrivanie, come spieghiamo qui, non nell'angolo più comodo.

Il peso che non si vede: i modelli diversi

Ogni macchina in più non è solo un apparecchio da costruire e, un giorno, da smaltire. Porta con sé i suoi consumabili: cartucce, tamburi e ricambi che non vanno bene per nessuna delle altre. Con cinque modelli diversi in ufficio ci sono cinque scorte diverse, e quella della macchina che stampa poco resta sullo scaffale finché non diventa inutile, perché nel frattempo la macchina è stata cambiata.

Le macchine quasi ferme, poi, hanno un peso tutto loro anche quando nessuno stampa: ne abbiamo scritto qui.

Il dato c'è già, basta leggerlo

Per decidere non serve una perizia. Ogni stampante tiene il suo contatore: quante pagine ha fatto, e spesso quante a colori e quante in bianco e nero. Leggendolo a distanza di qualche mese, e mettendo il risultato accanto al volume consigliato di quel modello, si vede subito quale macchina lavora sopra il suo passo, quale è quasi ferma, e quale si potrebbe togliere senza che nessuno se ne accorga.

È un controllo che si fa una volta e cambia la disposizione di un ufficio per anni.

Meno macchine, e quelle che avanzano tornano in circolo

Ridurre il numero di macchine non vuol dire buttare quelle che avanzano. Con il noleggio la macchina che non serve più in un ufficio torna indietro, si revisiona e va a lavorare dove il suo volume è quello giusto: la piccola in un ufficio piccolo, la grande in un reparto che la tiene occupata. Lo stesso apparecchio fa la vita per cui è stato costruito, invece di passarla sotto ritmo in un corridoio o sopra ritmo al servizio di tutti.

In una riga

Il numero giusto di stampanti non è quello che fa stare comodi: è quello in cui ogni macchina lavora al ritmo per cui è stata costruita.

Vuoi sapere se le macchine del tuo ufficio sono della misura giusta per il lavoro che fanno? Scrivici: mettiamo a confronto quello che stampano con quello per cui sono fatte.